Blog

Vraagstormen effectiever dan brainstormen?

Vraagstormen from WRM label on Vimeo.

Ik ben wat voorzichtig met het stellen van vragen. Uit ervaring weet ik namelijk dat vragen kunnen leiden tot een explosie van emoties. Toen ik tijdens mijn werk probeerde te achterhalen wat er mis liep in een project, reageerde de klant: “I don’t need questions. I need answers, right now! So let’s brainstorm some solutions to this problem real fast!”. Naar zijn idee betekende het stellen van vragen het uitstellen van actie.

Aan dit voorval en vele andere moest ik denken toen we ons met het programmateam innovatie van het NAP (The Process Industries Competence Network), bogen over de vraag waarom innovatie zo langzaam gaat en vaak blijft steken bij een prachtig idee. Na het doorlopen van de bekende brainstorm sessie, waarin we keken naar de succesfactoren, best practicesdo’s en don’ts en faalfactoren, bleek dat we op deze wijze niet veel verder kwamen. Wel ontdekten we dat er in ons denken een sterke nadruk ligt op de oplossing. We zijn op zoek naar een geweldig idee, een mooi product of een slimme vondst, maar vergeten daarbij de achterliggende behoefte, de vraag aan de bron en de noodzaak.

Daar ontstond bij mij de gedachte dat we de oplossing niet moesten zoeken in het antwoord, maar in de vraag. Zo verscheen de term ‘vraagstormen’ op het toneel. Niet nieuw overigens, de eerste vermeldingen van de Engelse variant ‘Questorming’ dateren al uit 1985. Jon Roland schreef destijds: “Its aim is not so much to get a group to come up with “solutions” to a “problem” as to come up with well-stated and well-selected questions or problem formulations. In one sense it addresses the process leading up to what is done in more conventional brainstorming: formulating the problem to be solved by the group”. Het doel is om vragen te stellen ter versnelling van het innovatie proces. Als facilitator van dit proces is het de uitdaging om, omringd door alle actie-testosteron, met duidelijke stappen de juiste koers te varen op weg naar een welomschreven doel.

Op een of andere manier heeft deze methodiek Nederland blijkbaar nog niet bereikt, waardoor wij Nederlanders vooral zijn blijven brainstormen. ‘De vraag’ is in de bedrijfscultuur niet populair omdat deze het probleem benadrukt en geen directe oplossing biedt. Toch is het van belang dat wij ons er meer toe gaan zetten om te denken in vragen en niet direct op zoek gaan naar antwoorden. Het stellen van vragen leidt immers vaak tot nieuwe inzichten voor de ontvanger van de vraag. Tegelijkertijd zit daar ook de crux, de houder van het probleem weet in veel gevallen meer van de situatie dan de helpers om hem heen. Als zij gezamenlijk gaan brainstormen is de kans groot dat veel van de gebrainstormde oplossingen de revue van de houder van het probleem al lang zijn gepasseerd. Het stellen van vragen kan daarom een handig instrument zijn om een frisse en nieuwe blik te werpen op de situatie.

Hoe werkt een vraagstorm nu in de praktijk? Vraagstormen is feitelijk het bedenken van zoveel mogelijk vragen over het benoemde probleem zowel als de context rond dit probleem. Een goede vraagstorm start met vragen vanuit de individuele gezichtspunten van de deelnemers. Echter, voordat je daartoe kunt komen is het van belang dat de probleemhouder eerst uitleg en achtergrond informatie geeft over het probleem. De informatie overdracht is onderdeel van het vraagstorm-proces en geeft iedereen daarin wat tijd om na te denken over scherpe vragen. Dan start de vragenstorm en worden alle vragen genoteerd. De aandrager van het probleem doet niet mee. Hij luistert enkel naar alle vragen. Er mag gevraagd worden om verduidelijking en toelichting, maar er wordt gewacht met beantwoorden. Antwoorden moeten komen van de probleemhouder en niet van de deelnemers, zij blijven in de vraagmodus. Alle vragen die beantwoord zijn worden afgevinkt. Voor de vragen waar het antwoord uitblijft, bedenkt de probleemhouder een actie om tot het antwoord te kunnen komen.

Het resultaat blijkt verbluffend! Deelnemers en vooral probleemhouders geven aan tot bijzondere inzichten te zijn gekomen. Mooi verwoord als “ik kreeg van jullie hier wel 10 vierkante meter spiegel voorgehouden!” en “ik zie nu dat we feitelijk de verkeerde vraag aan het oplossen zijn”. Een prachtig proces waarvan we iedere keer weer leren. Het stellen van vragen blijkt een kunst. We zijn meester geworden in het verpakken van oplossingen en suggesties in onze vragen, en dat is nu net niet de bedoeling. Wanneer er voldoende vertrouwen is zou je zelfs met oprechte nieuwsgierigheid moeten kunnen vragen “waarom?” zonder te voelen “nou daarom”. Als een kind zo vrij om te vragen naar alles wat je niet snapt of kunt begrijpen, een geweldig uitgangspunt voor groei!

write

Principal Consultant

Advitec BV

Comments are closed.